Les 9 avantages d’un système de réservation en ligne pour les thérapeutes

Durant de nombreuses années, le processus de prise de rendez-vous est resté le même. Lorsqu’un client souhaitait agender une séance chez son thérapeute, les choix s’offrant à lui étaient limités : il pouvait fixer le prochain rendez-vous sur place ou téléphoner. Dans les deux cas, il fallait demander au client quelle date lui conviendrait puis consulter son agenda afin de confirmer l’horaire proposé ou lui suggérer de choisir une autre date. Si un changement venait à se produire, il fallait rappeler le client et relancer le processus afin de trouver une solution qui convienne à tout le monde. Même en ayant un personnel dédié, on perdait énormément de temps et probablement aussi des clients.

Internet a radicalement changé notre façon de faire des affaires et de traiter avec les clients, et cela s’applique également aux méthodes de réservation. Rien que dans le secteur des voyages, 57% de toutes les réservations ont été effectuées via Internet. En outre, plus de 60% des réservations en ligne se font désormais via des appareils mobiles, ce qui témoigne de la tendance croissante des internautes à passer plus de temps sur les smartphones et les tablettes. Fort de ce constat, le système de booking online a pour objectif la simplification et la rationnalisation de la procédure de réservation grâce à l’automatisation ainsi qu’à d’autres outils permettant que tout se déroule de manière fluide et efficace.

Bien que la réservation en ligne soit devenue la norme pour le secteur de l’hôtellerie et des voyages en général, beaucoup de corps de métiers en ignorent encore les bienfaits et passent à côté d’un outil de productivité essentiel. Cela m’a d’ailleurs frappé lorsque j’enseignais le français à des petits groupes d’apprenants adultes il y a quelques mois. L’une de mes élèves avait la fâcheuse habitude de répondre au téléphone en plein cours. En tendant l’oreille, je me suis rapidement aperçu qu’elle était en ligne avec des clients qui souhaitaient prendre rendez-vous pour une séance de massage dans le salon où elle travaillait. Etant la seule à comprendre le français, elle devait être joignable en permanence au risque de perdre de nombreux clients. Inutile de préciser qu’un système de booking online lui aurait été d’un grand secours…

Dans cet article, nous allons tenter de vous fournir un maximum d’informations au cas où vous souhaiteriez franchir le pas mais hésitez encore à mettre en place un tel système.

Pour ce faire, je vous propose que nous passions en revue les différents aspects de la réservation en ligne :

Comment fonctionne un système de réservation en ligne ?
Quels sont les avantages d’un logiciel de réservation en ligne ?
Pourquoi utiliser un système de réservation en ligne ?
Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de réservation en ligne ?
Quel est le coût d’un logiciel de réservation en ligne ?

1. Comment fonctionne un système de réservation en ligne ?

L’avantage des systèmes de réservation en ligne est qu’ils peuvent être parfaitement intégrés à votre site Web, voire à votre page de réseau social. Un client visite simplement votre site Internet ou votre page Facebook, choisit le service qu’il souhaite réserver, puis il est redirigé sur une page pour remplir un formulaire de réservation que vous pouvez définir et personnaliser à l’avance afin de rassembler toutes les informations dont vous pourriez avoir besoin.

Si vous le souhaitez, le client peut même régler sa séance via une passerelle de paiement qui vous transférera le montant. Les logiciels de réservation en ligne sont équipés pour gérer un traitement de paiement en ligne sécurisé. Toutes les informations telles que les détails de la transaction et les données des clients sont stockées de manière sécurisée dans un système de gestion de contenu dans le cloud, généralement protégé par cryptage et protocole de sécurité SSL, accessible uniquement par login et mot de passe.

L’ensemble du processus peut ne prendre que quelques minutes pour une première réservation et encore moins pour des réservations répétées car les informations requises ont déjà été entrées, enregistrées et stockées. Et comme la plateforme est basée sur le Web, les clients peuvent réserver en déplacement à l’aide d’appareils mobiles. Le système mettra à jour toutes les modifications apportées aux informations et à la planification. Il les transmettra en temps réel sur un calendrier en ligne que le client et vous-même pourrez visualiser. Vous serez tous les deux informés, également en temps réel, par e-mail ou par SMS, de tout changement. Vous aurez également la possibilité de recevoir et d’envoyer un rappel pour tout rendez-vous à venir.

2. Quels sont les avantages d’un logiciel de réservation en ligne ?

Maintenant que vous savez comment fonctionne un logiciel de réservation en ligne, concentrons-nous sur ses principaux avantages :

1. Simplification : Rationnalisation des procédures de réservation pour les clients.

2. Automatisation : Informations en temps réel, mises à jour et communication.

3. Sécurité de paiement : Mécanisme de paiement sécurisé, assuré et pratique.

4. Réservations 24 heures sur 24 : Réservations à tout moment, n’importe où, avec une plateforme en ligne.

5. Productivité : Réduction des heures et optimisation du temps pour gérer les activités de réservation.

6. Efficacité : Diminution des requêtes des clients, en particulier pour les réservations récurrentes.

7. Accessibilité : Accès facile aux données quel que soit l’emplacemant

8. Mobilité : Gestion, activation et contrôle des réservations avec votre appareil mobile.

9. Intégration : Utilisation des applications et des services tiers directement à partir de votre plateforme de réservation.

3. Pourquoi utiliser un système de réservation en ligne ?

C’est la façon moderne de réserver.

L’ancien système téléphonique ne fait pas le poids ; on ne peut faire qu’une réservation à la fois, éventuellement deux ou trois selon le nombre de téléphones que vous avez installés. Quoi qu’il en soit, cela exigerait plus de personnel et d’heures de travail. Les systèmes de réservation en ligne sont le moyen moderne et numérique de prendre plusieurs réservations simultanément en permettant que tout soit synchronisé, programmé et planifié. De plus, vous disposez d’informations précises relatives à vos clients et aux éventuelles transactions, le tout de façon sécurisée.
Il s’agit d’un système automatisé.

En tant que thérapeute, votre rôle est simplement de superviser et de gérer car vous n’avez pas à traiter directement avec chaque client. Les plateformes de réservation en ligne sont conçues pour être des portails automatisés où les clients réservent en fonction des dates d’ouverture fournies par le système. Bien entendu, votre personnel et vous devez continuer à fournir un service client personnalisé chaque fois que cela est nécessaire.
C’est une source d’information.

Les informations que votre client vous fournit lors de la réservation (noms, adresse, coordonnées, adresse e-mail) constituent une ressource précieuse qu’un logiciel de réservation en ligne peut organiser, sécuriser et protéger à tout moment. Avec les adresses email, vous pouvez faire des suivis, offrir des promotions et des réductions, et même simplement leur envoyer un message de remerciement personnalisé. Cela facilite la communication avec vos clients et fait de vous leur choix privilégié lorsqu’ils ont à nouveau besoin d’un service de réservation. Tout cela contribue à un service client de qualité sans trop d’effort de votre part.

4. Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de réservation en ligne ?

La planification de rendez-vous étant un élément indissociable du métier de thérapeute, votre plateforme de réservation doit être sans faille, fiable et accessible en tout temps. Par conséquent, elle doit avoir des caractéristiques et des fonctions lui permettant de remplir efficacement son objectif.

Voici les 8 caractéristiques essentielles d’un logiciel de réservation en ligne digne de ce nom :

Convivialité: La plate-forme doit être facile à utiliser quel que soit le profil du client. La navigation intuitive doit permettre à l’utilisateur de choisir aisément les options désirées avant de passer à l’étape suivante.
Traitement des paiements: Le logiciel de réservation doit pouvoir accepter et traiter les dépôts ou les paiements de façon pratique, rapide, sûre et efficace.
Intégration: Il doit être capable de se synchroniser avec votre site Web et votre page de réseau social, de s’intégrer à vos applications bureautiques et de vous connecter à votre système de paiement.
Calendrier : Cette fonctionnalité garde une trace et vous informe des engagements de réservation, des horaires et des modifications. Le calendrier doit être partagé et personnalisable afin que les clients ne puissent voir que les informations de réservation pertinentes.
Gestion des données: Il doit pouvoir collecter et analyser des données telles que les volumes de réservation quotidiens, hebdomadaires et mensuels. Il doit également être doté d’outils de reporting ainsi que d’un référentiel centralisé pour les informations clients et les données commerciales.
Mises à jour automatisées : Il doit permettre la mise à jour automatique et en temps réel des informations de réservation, des tarifs, des factures, etc., ainsi que l’envoi de notifications et de rappels en temps réel.
Compatibilité des appareils mobiles : Le logiciel doit fonctionner sur les appareils mobiles pour permettre aux clients, aux thérapeutes et au personnel d’accéder aux informations de réservation en tout remps et en tout lieu.
Support client : Les utilisateurs de logiciels doivent pouvoir contacter le fournisseur ou l’équipe de support technique à tout moment sur plusieurs canaux en cas de pépin du système ou pour toute question.

5. Quel est le coût d’un logiciel de réservation en ligne ?

Le coût d’un logiciel de réservation en ligne est évolutif et la plupart des fournisseurs proposent une gamme de forfaits adaptés à tous les budgets et à tous les besoins. Certains ont même des forfaits gratuits avec un nombre limité de réservations. Pour les forfaits payants, les prix augmentent en fonction du volume de réservations et du nombre de fonctionnalités. Les prix peuvent aller du simple au triple pour les abonnements mensuels. Il est important d’étudier attentivement les différentes formules afin de choisir la plus adaptée à vos besoins et à votre budget. Vous pourrez facilement passer à des forfaits plus élaborés le cas échéant.

Conclusion

En définitive, la mise en place d’un système de réservation en ligne n’offre que des avantages, que ce soit pour vos clients ou pour vous. Cela se traduit par une plus grande efficacité, une diminution des coûts, un service de qualité supérieure, un nombre accru de clients et une augmentation des revenus.

Contactez-nous et nous nous ferons un plaisir de vous conseiller le système le mieux adapté à vos besoins.